1 . 제안 요청서의 목적

고객이 아웃소싱을 통해 얻고자 하는 목적 , 대상업무 , 전문업체에 대한 요구사항 , 제안서 평가기준 , 제안서 작성요령 등을 정보 요청서를 통해 선정된 4~5 개 정도의 전문업체들에게 전달하게 된다 .

기본 자료는 아웃소싱을 하고자 하는 동기와 목표에서 도출되며 , 이 항목은 각 재무 , 인사 , 정보기술 분야 등의 실무 담당자들의 의견이 반영되어야 한다 . 형태면에서 보면 정보 요청서와 제안 요청서는 별 차이가 없어 보이지만 , 제안 요청서에서 요구되는 내용의 깊이가 정보 요청서에 비해 훨씬 높다 . 중요도 측면에서도 제안 요청서는 실제 서비스를 제공하게 될 전문업체 ( 들 ) 를 선정하는 기초 자료가 되므로 가장 중요한 사안이라고 말할 수 있다 .

제안 요청서에 요구사항을 정확히 기술하기 위하여 고객사는 현행 정보기술의 수준과 문제점을 정확히 파악할 수 있는 능력이 있어야 한다 . 만일 이러한 능력이 없이 사업자 선정과 평가를 한다면 고객사는 아웃소싱의 경험이 많은 전문 사업자들의 제안내용과 계약조건을 정확한 평가없이 수용하는 오류를 범하게 될 것이다 .

2 . 제안 요청서의 구성 요소

제안 요청서에는 고객사의 정확한 요구사항이 언급되어야 하는데 이 요구정의를 명확하기 위한 요소로는 , 요구하는 처리가 확실히 효과가 있고 또한 현재의 기술수준으로 실현 가능할 것 , 검증이 가능할 것 , 의미가 불명확한 용어나 표현은 사용하지 말아야 한다 .

(1) 기업에 대한 개요

① 기업의 역사 및 배경

② 기업의 경영전략 및 관리제도의 현황

③ 사업방향

☞ 산업내에서의 경쟁환경

☞ 공급업자들과의 관계

☞ 소비자들과의 관계

☞ 외부의 잠재 진입자들

☞ 생산되는 제품의 대체제

④ 현재 및 미래의 사업 목표

(2) 아웃소싱하고자 하는 기업의 정보기술 환경

① 정보기술 환경 및 서비스

② 정보기술의 활용정도

③ 향후의 정보기술 방향

(3) 아웃소싱 프로젝트에 대한 개요

① 아웃소싱 프로젝트의 필요성 및 목적

② 아웃소싱 서비스에 대한 소개

☞ 아웃소싱 프로젝트의 범위

☞ 아웃소싱 프로젝트의 형태

☞ 아웃소싱 프로젝트의 기간

☞ 아웃소싱시 요구되는 서비스

☞ 아웃소싱 대상의 현 기능

☞ 아웃소싱 대상에 대한 요구기능 및 성능

☞ 아웃소싱 서비스에 대한 전문업체의 책임

(4) 아웃소싱 관계에 대한 요구사항

① 추구하는 아웃소싱 관계의 유형

② 비용 산정 방법

③ 관리 조직 및 계획

④ 성과측정 방법

⑤ 인력 및 자산의 이관

(5) 제안서 작성 요령 및 평가 기준

① 제안서의 목차

② 제안서의 설명방법

③ 제안서의 평가절차

④ 전문업체의 선정기준

(6) 기타 안내 사항

① 제안서 제출시기와 방법

② 전문업체 선정시기 및 결과통보 방법

③ 기밀유지 및 준수사항

④ 기타 계약사항

3 . 제안 요청서 작성시 고려요소

주관적인 편견을 가지고 평가하지 않도록 주의하여야 한다 . 아울러 전문업체들에게 제안서 작성을 위한 충분한 시간을 제공하는 것이 바람직 하다 . 고객사의 제안 요청서에 대하여 필요한 자료수집이나 분석을 위해 전문업체들에게 시간적 여유를 주어야 한다 .