제안서에 대한 정의 중 가장 기본적인 것은 “제안서는 자신의 아이디어를 채택하기 위해 고객을 설득하는 도구이다 . ” 제안서를 작성한다는 것은 하나의 예술 (Arts) 인 동시에 기술 (Techniques) 이다 . 각각의 제안서는 나름대로 독특한 특성을 가지고 있고 고객의 요구사항을 만족시키기 위한 창조적인 접근이 필요하다 .

성공적인 제안서는 항상 예술적인 접근 뿐만 아니라 확고한 방법론이 필요하다 . 제안서는 가장 일반적으로 잠재적인 고객이 당신의 제품이나 서비스를 구매하거나 , 재단이나 법인 기부자로부터 기금을 모금하거나 , 또는 특별한 프로그램을 이행하기 위해 단순히 다른 사람들부터의 지원을 받기 위해 설득하는데 사용된다 .

제안서 작성 기법을 개발하기 위해 당신은 제일 먼저 제안 과정을 이해하고 , 당신의 핵심 능력을 파악하고 , 주요 인물 및 영향 요인을 확인해야 하며 제안서 템플릿을 개발하고 평가 과정을 수립해야 한다 .

일단 이러한 연습과정을 마치고 나면 , 지속적으로 성공적인 제안서를 작성하는 자신만의 방법을 터득할 때 까지 경험적인 학습을 통해 당신의 방법론을 구체화해야 한다 . 대부분의 제안요청서 (RFP : Request For Proposal) 는 단지 조직에 대한 기본 정보 , 문제점 그리고 문제 해결 방법의 형태만을 제공한다 . 따라서 가능한 한 많은 부가적인 정보를 얻어야 한다 . 명백한 것은 조직구조 , 재정 , 운영과정 등과 같은 것이 포함된다 . 명백하지 않은 것은 주요 투자자 , 고객의 의사결정과정 , 경쟁사 , 관련 법령 등과 같은 요소들이다 .

모든 제안서는 필요한 사항을 충족시키기 위한 계획을 제공하기 때문에 고객은 다음과 같은 질문에 대한 답변으로 제안서가 얼마나 잘 구성되어 있는가를 평가하게 된다 :

■  당신이 제안하는 것은 무엇인가 ? (What)

■  왜 그것이 중요한가 ? (Why)

■  언제까지 할 수 있는가 ? (When)

■  얼마 만큼의 경비가 소요되는가 ? (How Much)

■  어떻게 처리할 것인가 ? (How)

이것은 고객의 요구사항을 수집하고 적절한 문장으로 표현하는 효율적인 방법을 개발해야 됨을 의미한다 . 이러한 과정을 통해 당신은 고객의 구두 요구사항을 분명하게 식별할 수 있는 통찰력을 갖게 되고 고객을 만족시키는 솔루션을 제안할 수 있게 된다 .

가장 기본적인 제안서의 구성은 서론 , 제시하고자 하는 제안의 본론 및 결론 / 권고가 필요하다 . 서론은 당신이 해결하고자 하는 문제점 및 문제에 대한 솔루션을 제시하고 요약해야 한다 . (What) 또한 당신의 솔루션을 통해 고객이 얻을 수 있는 이점 (Why) 과 솔루션 가격 (How Much) 이 포함되어 있어야 한다 .

제안의 본문에는 솔루션의 완전하고 상세한 설명이 필요하다 :

■  어떻게 수행할 것인가 ?(How)

- 업무별 또는 단계별 분리를 통한 수행

- 장비 , 자재 및 인력이 포함된 수행하기 위해 어떤 방법을 사용할 것인가 ?

■  언제 시작해서 언제 완료할 것인가 ?(When)

■  전체적인 프로젝트 소요 경비 분석 (How Much)

등이 제시되어야 한다 . 이 부분에서는 확실한 기간 내에 제공 가능한 모든 것들에 대해 명백히 정의되어야 한다 .

결론은 당신의 솔루션을 통해 고객이 얻을 수 있는 이점을 강조하고 고객이 선택할 수 있도록 강력히 주장해야 한다 . 이것은 고무적이고 확신적이며 강인한 문장으로 표현해야 한다 .

상기의 기본 구조 이외에 다음과 같은 부가적인 사항을 함께 표현할 필요가 있다 :

■  핵심 성공 요인 (Critical Success Factors)

■  제안사 소개

■  유사 프로젝트 수행 목록

■  제안된 솔루션의 형식승인서 등과 같은 객관적인 증빙 자료만일 고도의 기술적인 제안작업을 한다면 , 비기술적인 언어로 쓰여진 제안개요
    를 제공할 것을 강력히 권장한다 . 또한 제안 본론에 사용된 기술용어에 대한 용어 풀이를 포함시켜야 하고 기술적인 정보를 일반적인 용어
    로 해설하여 첨부로 붙여야 한다 .

일부 RFP 는 제출할 제안서에 대한 제안 양식을 제공하기도 한다 . 제안 양식의 제공 여부와 관계없이다음과 같은 목차를 주로 사용한다 . ( 괄호 안의 표기는 제안서 상의 위치를 나타낸다 )

■  제안 개요

■  제안사 소개 및 제안 배경 ( 서론 )

■  고객의 운영 환경 분석 ( 서론 )

■  고객의 필수요구사항 및 선택사항에 대한 제안사의 이해 정도 ( 서론 )

■  제안 효과 ( 본론 )

■  현재 사용 중인 제품 및 서비스에 대한 문제점 분석 및 대책 ( 본론 )

■  제공 가능한 솔루션 ( 본론 )

■  도입 가격 ( 본론 )

■  솔루션 구현시 운영상의 고려사항 ( 본론 )

■  변경 후 장점 ? 비용 측면 , 인력 , 서비스 등급 , 품질 등 ( 본론 )

■  향후 발전 방향 및 효과 ( 본론 )

■  고려해야 할 대안 ? 가격 및 효과 ( 본론 )

■  관련 분야의 제안사의 유사 경험 ( 결론 )

■  해당 솔루션을 채택하여 사용 중인 업체 리스트 및 실적증명서 ( 결론 )

■  첨 부

복잡한 제안서일수록 설명회 기법과 이야기 전개의 정교함을 요구한다 . 결국 기술 (Techniques) 과 예술 (Arts) 의 결합이 성공적인 제안 작업의 원천이다.